Se si hanno tante interazioni con le persone durante la giornata (riunioni, incontri, telefonate, email, messaggi etc), si ricevono molteplici stimoli che necessitano di essere annotati subito ed elaborati in un successivo momento. Tali annotazioni potranno diventare: un impegno in agenda, il consuntivo di un'attività svolta, un riferimento utile per risolvere problemi di un certo tipo etc. Secondo il famoso metodo GTD, è importante avere una "inbox" in cui raccogliere tutti questi stimoli e da cui periodicamente attingere, fino a svuotarla, alimentando le nostre banche dati gestionali.

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